Como uma secretária compartilhada pode reduzir custos no atendimento da sua empresa?

A redução de custos tem sido um dos principais objetivos dos gestores. Com razão, afinal a partir da gestão racional dos recursos a marca pode expandir os seus negócios e investir em setores ou departamentos, ampliando assim o seu poder de prestação de serviços ou de venda de produtos e sua competitividade no mercado.

Por falar nisso, você sabia que é possível alcançar a redução de custos no setor de atendimento de seu negócio a partir do uso compartilhado da secretária? Apesar de ser uma medida bem simples, ela pode trazer uma grande economia, deixando um saldo positivo no caixa de sua empresa. Duvida? Então continue lendo este artigo.

Menos material de escritório

Apesar de importante para a gestão racional dos recursos de uma empresa, muitos dos gestores não levam em consideração o material de escritório. Folhas, blocos de anotações, canetas, cadernos, agenda, borrachas, clipes, lápis, entre outros materiais, custam dinheiro e quando duplicados ou triplicados para atender a diversas secretárias, podem deixar um rombo no caixa da marca.

Ainda que hoje exista computadores para otimizar atividades como anotação de compromissos, quando os materiais de escritórios são reduzidos para somente uma secretária, os custos diminuem, dando maior poder econômico a empresa para investir em projetos estratégicos para o seu crescimento.

É claro que uma secretária compartilhada pode reduzir os custos da marca com relação ao material de escritório, mas vale salientar que o (a) profissional deve utilizá-lo com responsabilidade, adotando uma política de uso econômico. Do contrário, a redução de custos não ocorrerá.

Menos recursos humanos

Já imaginou o quanto custaria para a sua empresa cada gestor tendo uma secretária? Além de despesas com relação ao salário e os encargos trabalhistas, como INSS, FGTS, auxílio-alimentação e transporte, auxílio médico, auxílio odontológico, entre outros, você também teria que arcar com ilhas de trabalho e material de apoio, como telefone, internet, computador, programas de edição etc.

Bom, se formos para a ponta do lápis, certamente você gastará uma boa quantia de dinheiro. Isso reflete, de certo modo, uma atuação irracional, não condizente com as práticas de gestão modernas. Deve a empresa prezar pela redução de custos e traçar o melhor caminho para conseguir isso. Existe uma melhor maneira para conseguir isso do que estabelecer uma política de atuação centrada na figura da secretária compartilhada?

A depender do tamanho da empresa e das demandas de serviços e produtos, assim como também do tamanho do público consumidor, duas secretárias já podem ser suficientes. Uma forma de tornar o trabalho delas eficiente é dividir as tarefas, responsabilizando cada qual por um grupo de atividades, clientes, gestores etc.

Menos material de apoio

É aquilo que já dissemos. Quanto mais secretárias existirem em uma empresa, mais material de apoio ela precisa custear para tornar o serviço executável, como computadores, estabilizadores, ares-condicionados, teclados, mouses, mesas, telefone, impressora etc. Isso sem mencionar o material de escritório e softwares de gestão.

Tudo isso traz despesa para a empresa e, de certo modo, tira a oportunidade de fazer com que ela aplique esses recursos em outras áreas para o seu desenvolvimento.

Menor gasto com qualificação

Uma empresa que deseja crescer e conquistar o mercado precisa, sem dúvida alguma, investir na qualificação e no aperfeiçoamento de seus colaboradores. Contudo, quando a organização é grande e tem várias secretárias, o custo da qualificação pode ser elevado, gerando mais despesa.

Ao optar por esse modelo de gestão de atendimento, centrado na figura da secretária compartilhada, a marca pode investir na qualificação do colaborador envolvido, sem, entretanto, grande dispêndio e sem perder, evidentemente, a eficiência.

Então, como vimos, uma secretária compartilhada pode fazer com que uma empresa reduza custos e assim consiga investir em áreas estratégicas para o seu desenvolvimento. O ideal, portanto, é estabelecer em seu negócio um ou mais colaboradores, a depender do porte da marca, que sejam capazes de atender as demandas do ofício.

Uma dica para garantir eficiência e otimizar as atividades da função é adotar sistemas como PABX VoIP, PABX virtual e PABX cloud. Tecnologias que garantem que a secretária esteja sempre conectada, onde quer que ela esteja, atendendo as chamadas de forma rápida e simples. Ficou interessado (a)? Entre agora em contato conosco!