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Por falar nisso, você sabia que é possível alcançar a redução de custos no setor de atendimento de seu negócio a partir do uso compartilhado da secretária? Apesar de ser uma medida bem simples, ela pode trazer uma grande economia, deixando um saldo positivo no caixa de sua empresa. Duvida? Então continue lendo este artigo.

Menos material de escritório

Apesar de importante para a gestão racional dos recursos de uma empresa, muitos dos gestores não levam em consideração o material de escritório. Folhas, blocos de anotações, canetas, cadernos, agenda, borrachas, clipes, lápis, entre outros materiais, custam dinheiro e quando duplicados ou triplicados para atender a diversas secretárias, podem deixar um rombo no caixa da marca.

Ainda que hoje exista computadores para otimizar atividades como anotação de compromissos, quando os materiais de escritórios são reduzidos para somente uma secretária, os custos diminuem, dando maior poder econômico a empresa para investir em projetos estratégicos para o seu crescimento.

É claro que uma secretária compartilhada pode reduzir os custos da marca com relação ao material de escritório, mas vale salientar que o (a) profissional deve utilizá-lo com responsabilidade, adotando uma política de uso econômico. Do contrário, a redução de custos não ocorrerá.

Menos recursos humanos

Já imaginou o quanto custaria para a sua empresa cada gestor tendo uma secretária? Além de despesas com relação ao salário e os encargos trabalhistas, como INSS, FGTS, auxílio-alimentação e transporte, auxílio médico, auxílio odontológico, entre outros, você também teria que arcar com ilhas de trabalho e material de apoio, como telefone, internet, computador, programas de edição etc.

Bom, se formos para a ponta do lápis, certamente você gastará uma boa quantia de dinheiro. Isso reflete, de certo modo, uma atuação irracional, não condizente com as práticas de gestão modernas. Deve a empresa prezar pela redução de custos e traçar o melhor caminho para conseguir isso. Existe uma melhor maneira para conseguir isso do que estabelecer uma política de atuação centrada na figura da secretária compartilhada?

A depender do tamanho da empresa e das demandas de serviços e produtos, assim como também do tamanho do público consumidor, duas secretárias já podem ser suficientes. Uma forma de tornar o trabalho delas eficiente é dividir as tarefas, responsabilizando cada qual por um grupo de atividades, clientes, gestores etc.

Menos material de apoio

É aquilo que já dissemos. Quanto mais secretárias existirem em uma empresa, mais material de apoio ela precisa custear para tornar o serviço executável, como computadores, estabilizadores, ares-condicionados, teclados, mouses, mesas, telefone, impressora etc. Isso sem mencionar o material de escritório e softwares de gestão.

Tudo isso traz despesa para a empresa e, de certo modo, tira a oportunidade de fazer com que ela aplique esses recursos em outras áreas para o seu desenvolvimento.

Menor gasto com qualificação

Uma empresa que deseja crescer e conquistar o mercado precisa, sem dúvida alguma, investir na qualificação e no aperfeiçoamento de seus colaboradores. Contudo, quando a organização é grande e tem várias secretárias, o custo da qualificação pode ser elevado, gerando mais despesa.

Ao optar por esse modelo de gestão de atendimento, centrado na figura da secretária compartilhada, a marca pode investir na qualificação do colaborador envolvido, sem, entretanto, grande dispêndio e sem perder, evidentemente, a eficiência.

Então, como vimos, uma secretária compartilhada pode fazer com que uma empresa reduza custos e assim consiga investir em áreas estratégicas para o seu desenvolvimento. O ideal, portanto, é estabelecer em seu negócio um ou mais colaboradores, a depender do porte da marca, que sejam capazes de atender as demandas do ofício.

Uma dica para garantir eficiência e otimizar as atividades da função é adotar sistemas como PABX VoIP, PABX virtual e PABX cloud. Tecnologias que garantem que a secretária esteja sempre conectada, onde quer que ela esteja, atendendo as chamadas de forma rápida e simples. Ficou interessado (a)? Entre agora em contato conosco!

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Conheça os diferentes tipos de PABX, para Empresas de todos os portes, pequena, média e grande, utilizam o telefone todos os dias, o dia todo, para fazer e receber dezenas ou até centenas de ligações.

Diferentes tipos de PABX, para dar conta de toda essa demanda de comunicação, elas usam várias linhas telefônicas? Graças ao PABX, não.

PABX é a sigla para Private Automatic Branch Exchange, ou algo como Troca privada automática de ramais. É o equipamento responsável por distribuir as várias chamadas feitas e recebidas por ramais para uma única linha externa. É uma tecnologia que tem sido usada há muito tempo pelas companhias, mas que tem se tornado cada vez mais sofisticada, moderna e eficiente.

Se você está interessado em instalar PABX em sua empresa, conheça os tipos disponíveis no mercado, seus prós e contras. Confira!

PABX Analógico

É o tipo de PABX mais básico que você poderá encontrar no mercado. É composto de equipamentos físicos que ainda utilizam linhas telefônicas analógicas tradicionais para operar. Através desta máquina, você vai plugar todos os telefones da empresa (via cabo) à linha telefônica externa, também com conexão cabeada.

Ele não oferece nenhum recurso adicional além da distribuição de chamadas, mas ainda é bastante usado por empresas mais antigas ou pequenas, que usam poucos recursos do PABX. Apesar da utilidade limitada, ele custa caro e pode ser alugado pelas empresas.

PABX Digital

O PABX digital também utiliza linhas telefônicas convencionais, mas por não ser analógico, ele permite a eliminação de ruídos das chamadas e tem uma capacidade maior de atendimento para os ramais da empresa. O usuário pode ainda aumentar o volume das chamadas e usar o recurso DDR (discagem direta para ramal), não presente no analógico. Conecta-se a linhas analógicas e à tecnologia E1.

PABX Híbrido

A opção híbrida une algumas características tanto dos equipamentos analógicos, como dos digitais. É uma tecnologia recomendada para empresas que tenham a intenção de usar VOIP (uma tecnologia de ligações pela internet – voz sobre protocolo de internet), mas que ainda utilizem linhas telefônicas tradicionais. Porém, unir diferentes tecnologias em equipamentos custa bem caro.

PABX VoIP

É a primeira tecnologia de PABX designada para ser usada exclusivamente na internet. Já utiliza recursos como o gravador, mas ainda é baseada em equipamentos físicos, embora use apenas transmissão via VOIP ou E1. Por usar dispositivos próprios, os PABX exclusivos em VOIP também apresentam custos relativamente altos às empresas.

PABX Virtual

A tecnologia virtual é o que existe de mais moderno quando falamos em PABX e distribuição de chamadas. Ela também apresenta vantagens no preço, pois não precisa que a empresa compre nenhum equipamento adicional: toda a plataforma funciona através de softwares designados especialmente para permitir à empresa fazer uma comunicação eficiente, seja para outras linhas VOIP, ou ainda para fazer ligações para telefones convencionais utilizando o computador.

Apresenta estabilidade, tecnologia, diversos recursos, praticidade, integração a softwares CRM ou ERP, entre outras funcionalidades que fazem com que o PABX virtual tenha a melhor relação entre custo e benefícios de todas as opções que mencionamos neste texto.

Acesse a voipmundo e conheça +5 Vantagens PABX virtual em sua empresa!

 

PABX Analógico

É o tipo de PABX mais básico que você poderá encontrar no mercado. É composto de equipamentos físicos que ainda utilizam linhas telefônicas analógicas tradicionais para operar. Através desta máquina, você vai plugar todos os telefones da empresa (via cabo) à linha telefônica externa, também com conexão cabeada.

Ele não oferece nenhum recurso adicional além da distribuição de chamadas, mas ainda é bastante usado por empresas mais antigas ou pequenas, que usam poucos recursos do PABX. Apesar da utilidade limitada, ele custa caro e pode ser alugado pelas empresas.

PABX Digital

O PABX digital também utiliza linhas telefônicas convencionais, mas por não ser analógico, ele permite a eliminação de ruídos das chamadas e tem uma capacidade maior de atendimento para os ramais da empresa. O usuário pode ainda aumentar o volume das chamadas e usar o recurso DDR (discagem direta para ramal), não presente no analógico. Conecta-se a linhas analógicas e à tecnologia E1.

PABX Híbrido

A opção híbrida une algumas características tanto dos equipamentos analógicos, como dos digitais. É uma tecnologia recomendada para empresas que tenham a intenção de usar VOIP (uma tecnologia de ligações pela internet – voz sobre protocolo de internet), mas que ainda utilizem linhas telefônicas tradicionais. Porém, unir diferentes tecnologias em equipamentos custa bem caro.

PABX VoIP

É a primeira tecnologia de PABX designada para ser usada exclusivamente na internet. Já utiliza recursos como o gravador, mas ainda é baseada em equipamentos físicos, embora use apenas transmissão via VOIP ou E1. Por usar dispositivos próprios, os PABX exclusivos em VOIP também apresentam custos relativamente altos às empresas.

PABX Virtual

A tecnologia virtual é o que existe de mais moderno quando falamos em PABX e distribuição de chamadas. Ela também apresenta vantagens no preço, pois não precisa que a empresa compre nenhum equipamento adicional: toda a plataforma funciona através de softwares designados especialmente para permitir à empresa fazer uma comunicação eficiente, seja para outras linhas VOIP, ou ainda para fazer ligações para telefones convencionais utilizando o computador.

Apresenta estabilidade, tecnologia, diversos recursos, praticidade, integração a softwares CRM ou ERP, entre outras funcionalidades que fazem com que o PABX virtual tenha a melhor relação entre custo e benefícios de todas as opções que mencionamos neste texto.

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Por Ultimo, entenda o que é o ATA

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URA de atendimento trate-se de um sistema utilizado por empresas de todos os portes, mas que normalmente é ligado mais à empresas que possuem atendimento ao cliente, na URA o cliente pode escolher opções de atendimento, digitando um número durante a ligação.

URA é a abreviatura de Unidade de Resposta Audível.

Nela o o cliente pode navegar e encontrar facilmente o que deseja fazer ou obter a informação que precisa, não sendo necessário falar com um atendente para obter a informação.

Por exemplo, se você fez uma compra em uma loja virtual e quer saber o status do seu pedido. Uma URA eficiente te passaria esta informação de maneira rápida e simples.

Tendo o serviço mais utilizado como uma das primeiras opções no primeiro menu, com uma mensagem do tipo “Bem Vindo a Loja X. Se você já fez sua compra e deseja saber o status do seu pedido, digite 1”.

É eficiente quando ela atende às expectativas do cliente, com um atendimento rápido e objetivo.

Quais suas tarefas?

De uma forma geral, uma URA é um microcomputador convencional, ao qual se agrega um hardware específico para realizar as tarefas de telefonia, tais como:

• Atender
• Discar
• Desligar
• Reconhecer dígitos
• Falar

E um software que controle este hardware de forma a atender a objetivos específicos.

As placas variam de acordo com a quantidade de canais que se deseja atender simultaneamente. O tipo de linha telefônica a que se destina (analógicas ou digitais) e a funcionalidades específicas, tais como:

• Fax
• Reconhecimento de fala
• Reconhecimento de pulsos decádicos e outros.

O processo não para por aí, após a URA ser implementada. É preciso fazer uma análise a fim de saber se ela realmente está eficiente e atendendo as expectativas do cliente.

Por mais que isso seja verdade, sempre temos que buscar a melhoria da URA, adicionando novos serviços e mantendo-a sempre eficiente.

O serviço de PABX Virtual da Voip Mundo suporta o recurso de Ura de Atendimento, sem a necessidade de instalações físicas, saiba mais.

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